HET DRAAIBOEK || Hoe maak je die?
Is jou gevraagd om binnenkort een evenement te organiseren? Of organiseer je al langer evenementen, maar is een handig stappenplan van harte welkom? Lees dan snel verder! In mijn komende reeks aan blogs leg ik je uit wat er allemaal komt kijken bij de organisatie van evenementen. In dit 3e blog het draaiboek.
Een handig hulpmiddel
Zie het draaiboek als hulpmiddel om niets te vergeten. In het draaiboek vindt iedereen een duidelijke rolverdeling van de taken en acties. Het geeft antwoord op de wie, wat, waar en wanneer vragen. Je programma is de rode draad van je draaiboek. Alle gemaakte afspraken verwerk je in chronologische volgorde in je draaiboek.
“Een goed draaiboek is het halve werk”
De inhoud van het draaiboek
Benieuwd naar hoe ik mijn draaiboeken opstel? Hieronder laat ik je zien welke hoofdstukken mijn draaiboek bevat en wat ik daarin noteer. Natuurlijk is dit per evenement verschillend, maar wanneer je deze indeling aanhoudt, heb je een prima start.
1. Algemene informatie
Zelf begin ik het draaiboek altijd met een algemeen deel. Ik beschrijf de aanleiding, het doel en de doelgroep van het evenement. Ook de datum en uitvoeringsgegevens staan in het eerste hoofdstuk van mijn draaiboek.
2. Organisatie / betrokkenen
Hoofdstuk 2 is een kort overzicht met de contactgegevens van alle betrokkenen bij het evenement. Dit kun je overzichtelijk weergeven in een tabel met kolommen.
3. Beknopt programma
In hoofdstuk 3 behandel ik beknopt het programma van het evenement. Op hoofdlijnen geef ik in een tabel weer welk onderdeel op welk tijdstip plaats vindt en wie er bij betrokken is en verantwoordelijkheid heeft.
4. Gedetailleerd programma
Een gedetailleerd programma omschrijf ik in het volgende hoofdstuk. Hierin maak ik paragrafen van elke onderdeel uit het beknopte programma en licht deze onderdelen inhoudelijk toe. Op deze manier krijg je een goed overzicht.
5. Communicatieplan
Communicatie over je evenement is ontzettend belangrijk. In een apart hoofdstuk beschrijf ik waarom ik welke communicatiemiddelen inzet. De communicatieboodschap vermeld ik hier ook.
6. Draaiboek tot evenement
In hoofdstuk 3 en 4 omschrijf ik het evenement zelf. In dit hoofdstuk neem ik de planning tot het evenement op. Het is mijn actieplan van alles wat er nog geregeld moet worden tot de uitvoer. Zelf maak ik deze planning altijd in Excel en voeg het in het draaiboek toe als een afbeelding. Ik vind het prettig om een tijdlijn te maken en acties als blokken op deze tijdlijn te noteren. Zie onderstaand voorbeeld:
7. Materialenlijst
Wanneer ik het volledige programma heb uitgewerkt en alle acties in beeld heb, is het tijd om in het volgende hoofdstuk een lijst van benodigdheden en materialen te maken. Wie neemt wat mee naar het evenement. Ook voeg ik een plattegrond of routebeschrijving toe.
8. Evaluatie
In het laatste hoofdstuk noteer ik op welke punten ik het evenement wil evalueren. Hier denk ik in de voorbereiding al over na. Welke doelstelling wil ik behalen en hoe wil ik dit meten.
Draaiboekbespreking
Het draaiboek opstellen in stap 1. Vergeet daarna niet om het te bespreken. Plan tijdig een draaiboekbespreking in, die je zo’n twee weken voor aanvang van je evenement houdt. Voorafgaand aan deze bespreking verstuur je het conceptdraaiboek. Gebruik de bespreking om de laatste details door te nemen en vraag om feedback. Verstuur het definitieve draaiboek 5 dagen voor aanvang.
Hoe verder?
Je evenement staat in de startblokken. Het is bijna zo ver. Hoe houd je je hoofd koel tijdens de uitvoering? Dat vertel ik je mijn volgende blog. Blijf je me volgen? Meld je aan voor mijn nieuwsbrief en ontvang maandelijks mijn praktische tips op het gebied van marketing en evenementen.
Aangenaam…Chantal Bannink 🙋♀
Met mijn bedrijf LenteBloesem begeleid ik bedrijven en ondernemers om zichtbaar te worden op hun eigen manier, een manier die bij hen past. Zoals mijn vader ~ die mij LenteBloesem noemde ~ dat al voor zich zag, bied ik hen hulp om tot bloei te komen.
Vragen?
Heb je vragen over één van bovenstaande tips? Ik help je graag. Stuur me gerust een bericht: info@lentebloesem.com.