EEN EVENEMENT ORGANISEREN || Waar begin je?

Is jou gevraagd om binnenkort een evenement te organiseren? Of organiseer je al langer evenementen, maar is een handig stappenplan van harte welkom? Lees dan snel verder! In mijn komende reeks aan blogs leg ik je uit wat er allemaal komt kijken bij de organisatie van evenementen. Vandaag starten we met het begin.

Wat is een evenement?

Evenementen zijn er in allerlei soorten en maten. Van mega grote festivals tot intiem besloten bedrijfsfeesten. Sommige evenementen hebben een terugkerend karakter en anderen worden eenmalig georganiseerd. Van één dag tot meerdaags, alles behoort tot de mogelijkheden. Gemeenschappelijke deler is dat het een gebeurtenis is waar van alles voor moet worden geregeld.

Jouw doel helder voor ogen

Een succesvol evenement organiseren, betekent dat je duidelijk voor ogen moet hebben wat je doel van het evenement is. Daar begint het allemaal mee. Waarom organiseer je het? Wat wil je er mee bereiken? Zorg er voor dat je je doelstellingen helder op papier hebt staan en SMART formuleert.

‘Heb je eenmaal die stip op de horizon gezet, dan is het ook makkelijker om de weg er naar toe uit te zetten.’

Wie nodig je uit?

Nadat je de WAAROM in kaart hebt gebracht is het tijd om je doelgroep te bepalen. Voor wie organiseer je het evenement, wat zijn hun wensen en in welke behoefte voorziet jouw evenement? Als het goed is, helpt jouw WAAROM bij het omschrijven van je WIE. Wil je je doelgroep visualiseren? Ga dan aan de slag met de klantreis. Stel een persona op en doorloopt de fases van behoefte tot ambassadeur.

Het opstarten van de praktische zaken

Nu je doelstelling en doelgroep helder is, is het tijd om na te denken over een aantal praktische zaken. Denk hierbij aan de locatie, de datum, het budget en een globale invulling van je programma. Heb je de mazzel dat je er niet alleen voor staat, maar een eventteam tot je beschikking hebt? Organiseer dan een meeting om te brainstormen over deze onderdelen.

Bereik je doel met het juiste concept

Begin je brainstorm met het creatieve gedeelte. Een succesvol evenement is geen op zichzelf staand feestje. Denk in concepten en voer dit door in je gehele evenement. Begin je brainstorm zonder beperkingen. Denk in mogelijkheden. Stel dat alles kan, hoe ziet je evenement er dan uit. Vel geen oordelen. Bouw verder op creatieve ideeën van anderen. Werk de beste ideeën uit. En ga over tot actie!

Hoe verder?

Het begin is er. Ik hoop dat ik je enthousiast heb weten te maken om te starten met de organisatie van jouw evenement. In mijn volgende blog vertel ik je meer over wat er allemaal komt kijken bij de daadwerkelijke organisatie. Blijf je me volgen? Meld je aan voor mijn nieuwsbrief en ontvang maandelijks mijn praktische tips op het gebied van marketing en evenementen.

Aangenaam…Chantal Bannink 🙋‍♀

Met mijn bedrijf LenteBloesem begeleid ik bedrijven en ondernemers om zichtbaar te worden op hun eigen manier, een manier die bij hen past. Zoals mijn vader ~ die mij LenteBloesem noemde ~ dat al voor zich zag, bied ik hen hulp om tot bloei te komen.

Vragen?

Heb je vragen over één van bovenstaande tips? Ik help je graag. Stuur me gerust een bericht: info@lentebloesem.com.