/*metatag search console*/ /* Social media openen in nieuw scherm */

DE VOORBEREIDINGSFASE || Hoe pak je dat aan?

Is jou gevraagd om binnenkort een evenement te organiseren? Of organiseer je al langer evenementen, maar is een handig stappenplan van harte welkom? Lees dan snel verder! In mijn komende reeks aan blogs leg ik je uit wat er allemaal komt kijken bij de organisatie van evenementen. In deze 2e blog de voorbereidingsfase.

 

De voorbereiding van je event kan beginnen

Zijn de grote lijnen van je evenement uitgezet? Met andere woorden, heb je je doel bepaald? Staat er een duidelijke stip op de horizon? En weet je voor wie je het event organiseert? Ga dan verder met de invulling van het programma.  

“Het begint met inzicht” 

 

Dagindeling

Schrijf de globale dagindeling uit. Dit helpt je om te zien waar nog ruimte zit en waar wellicht geschoven moet worden. Zelf werk ik altijd met een tabel waarin ik de tijden en activiteiten noteer.

Sprekers

Als het voor jouw event van toepassing is, oriënteer je je in deze fase op sprekers. Natuurlijk is dit afhankelijk van het doel van je event. Zorg er in ieder geval voor dat je sprekers selecteert die relevant zijn voor je doelgroep en inhoudelijk waarde toevoegen aan het programma.

 

Dagvoorzitter

Zijn er meerdere sprekers of zijn de sprekers het belangrijkste onderdeel van het programma? Denk dan ook na over het inhuren van een dagvoorzitter. Een dagvoorzitter helpt om de rode draad van je verhaal door de dag heen helder te houden.

 

Culinaire invulling

Wat zijn je ideeën voor de culinaire invulling? Welke eetmomenten vallen samen met jouw event? Visualiseer je gast hierbij. Maak dit bijvoorbeeld concreet door bij een aantal personen uit je doelgroep te inventariseren wat ze verwachten. Zo maak jij de keuzes voor de juiste catering, die aansluiten bij de wensen van je gast.

 

Locatie

Zodra je de globale dagindeling op papier hebt staan, is het goed om alvast afstemming te zoeken met de gekozen locatie. Neem je wensen door en denk daarbij ook aan bijvoorbeeld de zaalopstelling.

 

Werk in verschillende periodes

Om de voorbereidingsfase overzichtelijk te houden, deel je deze fase op in verschillende periodes. Een periode van 4 tot 6 maanden voor het evenement, een periode van 3 tot 4 maanden, 1 maand voor, 2 weken voor. Stel vervolgens per periode je deadlines.

Hoe verder?

De invulling van je event krijgt vorm. Je zit nu midden in de daadwerkelijke organisatie van je event. Binnenkort vertel ik je meer over het handigste hulpmiddel dat er is bij de organisatie van evenementen, namelijk het draaiboek. Blijf je me volgen? Meld je aan voor mijn nieuwsbrief en ontvang maandelijks mijn praktische tips op het gebied van marketing en evenementen.

 

Aangenaam…Chantal Bannink 🙋‍♀

Met mijn bedrijf LenteBloesem begeleid ik bedrijven en ondernemers om zichtbaar te worden op hun eigen manier, een manier die bij hen past. Zoals mijn vader ~ die mij LenteBloesem noemde ~ dat al voor zich zag, bied ik hen hulp om tot bloei te komen.

 

Geef een reactie

Heb je vragen over één van bovenstaande tips? Ik help je graag. En misschien heb je wel aanvullende ideeën. Ook die zijn van harte welkom. Ik hoor ze graag. Laat hieronder een reactie achter of stuur me een bericht info@lentebloesem.com.

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *