DE DAG VAN HET EVENEMENT || Hoe houd je je hoofd koel tijdens de uitvoering?
Is jou gevraagd om binnenkort een evenement te organiseren? Of organiseer je al langer evenementen, maar is een handig stappenplan van harte welkom? Lees dan snel verder! In mijn komende reeks aan blogs leg ik je uit wat er allemaal komt kijken bij de organisatie van evenementen. In dit 4e blog de dag van het evenement.
“Eindelijk is het dan zo ver. De dag van je evenement is aangebroken.”
Check, check, dubbel check
Zorg dat je ruim op tijd aanwezig bent voor de laatste voorbereidingen. Check of alle technische zaken functioneren. Denk hierbij aan het geluid, de laptop, de beamer en het afspelen van video’s op het scherm. Wanneer je dit als één van de eerste dingen controleert en kunt afstrepen van je to-do lijst, zorgt het voor een hoop rust. Kijk ook of alle benodigde materialen aanwezig zijn en op hun plek liggen. Denk bijvoorbeeld aan het klaarzetten van een registratiebalie met naambadges en het programma.
De briefing
Neem voordat de gasten arriveren de tijd om de dag nog één keer door te nemen met de betrokkenen. Tijdens deze briefing ter plaatse laat je het team zien waar alle onderdelen uit het programma plaatsvinden. Ter ondersteuning zit er in je draaiboek natuurlijk ook een plattegrond. Eventuele wijzigingen neem je tevens door tijdens de briefing.
Schakel waar nodig
Gedurende het evenement gebruik je het draaiboek om de planning in de gaten te houden. Schakel waar het nodig is, want onvoorziene verassingen gebeuren nu eenmaal. Denk in oplossingen, niet in problemen en zorg dat het programma doorloopt. Praktisch gezien is het aan te raden dat jij zelf zo min mogelijk uitvoerende taken hebt. Zo kun je het overzicht houden, coördineren en tevens bijsturen om je evenement tot een succes te maken.
Hoe verder?
En dan zit het erop. Jet evenement waar je maanden aan hebt gewerkt, is echt voorbij. Wat moet er na afloop allemaal nog gebeuren? Ik laat je de volgende keer weten waar je aan moet denken. Blijf je me volgen? Meld je aan voor mijn nieuwsbrief en ontvang maandelijks mijn praktische tips op het gebied van marketing en evenementen.
Aangenaam…Chantal Bannink 🙋♀
Met mijn bedrijf LenteBloesem begeleid ik bedrijven en ondernemers om zichtbaar te worden op hun eigen manier, een manier die bij hen past. Zoals mijn vader ~ die mij LenteBloesem noemde ~ dat al voor zich zag, bied ik hen hulp om tot bloei te komen.
Vragen?
Heb je vragen over één van bovenstaande tips? Ik help je graag. Stuur me gerust een bericht: info@lentebloesem.com.